Страница 4, всего страниц: 5
1 2 3 4 5
Ссылкана регистрационный номер а дату документа (II).Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04^09.98.
Место составления или издания (12).
Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам именование организации» и «справочные данные об организации» целесообразно его проставление на всех документах, Место давления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.
Гриф ограничения доступа к документу (13)реквизит проставляется в случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е. секретную или информацию. В первой строке данного реквизита вставляться следующие отметки: «ДСП» (Для служебного пользования), "Секретно", «Совершенно секретно».
Адресат (14).
Гриф утверждения документа (15)
Резолюция (16)
Заголовок к тексту (17).
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: приказ — о приеме на работу положение — о бухгалтерии - протокол - собрания акционеров должностная инструкция — менеджера по кадрам
Отметке в контроле (18).
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква«К"проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль», Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.
Текст документа (19).
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.
Подпись (21),
Подпись - это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке ^организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлога», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности,
Граф согласования (22). Визы (23).
Согласование —это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземплНа внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
Печать (24).
Печать ставят на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования . должности. Различаются печати гербовые и печати .организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.
Отметка озаверении копии (25),
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи —«Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Отметка об исполнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа а направлении его в дело (27).Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (28).По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например:
Отметка для автоматического поиска документа (29).Данный реквизит может включать имя диска, файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные.
4. Системы стандартов
Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения;
безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
технической и информационной совместимости, а. также взаимозаменяемости продукции;
качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
экономии всех видов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
обороноспособности и мобилизационной готовности страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся;
государственные стандарты Россигосударственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ); применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ н других общественных объединений.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов,
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты) отмены стандартов и др., например ГОСТ I.РO-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации н кодирования технико-экономической информации:
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 16487-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.ГОСТ 16487-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).
Унифицированные системы документации
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации -установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД (см. раздел 2.5). В настоящее время действует восемь УСД:
Страница 4, всего страниц: 5
1 2 3 4 5
Документооборот фирмы стандарты. Реферат: [База экономических рефератов], 19.03.2006.
|