Полнотекстовый поиск:


Если ссылка на документ, который Вас заинтересовал, не работает, сообщите об этом.

Рефераты и работы студентов

ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НА КОНКРЕТНОМ ПРЕДПРИЯТИИ. РЕФЕРАТ.

Источник: База экономических рефератов
Разделы: Экономика и управление
Полный текст: HTML (открывается в новом окне) , RTF(zip)


Страница 8, всего страниц: 20
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 




       Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
       
        3. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности Закрытого Акционерного Общества «Строительная Компания «Дружба» 
       
        3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО «ДИН» 
       В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО «ДИН» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:
       Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.
       Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за  их исполнением.
       Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.
       В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:
       5. Общие положения.
       6. Правила подготовки и оформления документов.
       7. Требования к реквизитам документов.
       8. Организация документооборота
       8.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
       8.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
       8.3. Организация контроля исполнения документов.
       8.4. Поисковая система по документам.
       8.5. Составление номенклатуры дел.
       8.6. Формирование и оформление дел.
       8.7. Экспертиза ценности документов.
       8.8. Передача дел в архив.
       Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан вприложении №1.
       Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этой структуре. Начальнику Общего отдела ООО «ДИН» необходимо разработать положение об отделе.
       При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:
       1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.
       2. Задачи.
       3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.)
       4. Функции.
       5. Обязанности.
       6. Права.
       7. Руководство. Здесь описываются права руководителя службы делопроизводства.
       8. Ответственность.
       9. Взаимосвязи с другими подразделениями.
       Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения об Общем отделе дан вприложении №9.
       
       В связи с тем, что в ООО «ДИН» создана комиссия
       по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее
       деятельность.
       Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.
       Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.
       При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:
       
       1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.
       2. Основные задачи экспертной комиссии.
       3. Основные функции.
       4. Права экспертной комиссии.
       5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
       Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения приводится вприложении № 10.
       В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:
       - во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
       - во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.
       Среди нормативных документов ООО «ДИН» отсутствует должностная инструкция секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.
       Должностная инструкция – правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.
       Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.
       Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:
       - закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
       - определяет его задачи, функции, права и обязанности;
       - позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
       - является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
       - устанавливает организационные основы работы секретаря.
       На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря Генерального директора предлагается его должностная инструкция (приложение №11).
       При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря.
       Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:
       1. Общие положения
       2. Основные задачи и функции
       3. Обязанности
       4. Права
       5. Ответственность
       6. Взаимосвязи по должности
       7. Оценка деятельности.
       Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.
       В целях совершенствования работы с документами в ООО «ДИН» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:
       Первичная обработка входящих документов.
       Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение №6).
       Регистрация.
       В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.
       Документы, поступающие из филиалов ООО «ДИН», предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.
       Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований: регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности Компании осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
       Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять номер структурного подразделения.
       Также, в секретариате Генерального управления ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.
       Составление номенклатуры дел.
       Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
       Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.

Страница 8, всего страниц: 20
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 




Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии. Реферат: [База экономических рефератов], 19.03.2006.

Проекты: Экономика и управление | Право | Бухгалтерский учет и налоги |